ETICKÝ KODEX

Preambule

Představenstvo společnosti OKD, a.s., se sídlem Stonava 1077, 735 34 Stonava, IČ: 05979277, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl B, vložka 10919, (dále jen „Společnost“) přijímá tento etický kodex ve formě interní směrnice jako soubor základních hodnot a přístupů k podnikání, kterým se řídí při výkonu své podnikatelské činnosti (dále jen „Kodex“).
Společnost vykonává v rámci své podnikatelské činnosti především hornickou činnost na základě příslušných ustanovení zák. ČNR č. 61/1988 Sb., o hornické činnosti, výbušninách a o státní báňské správě, ve znění pozdějších předpisů. Společnost je jediným producentem černého uhlí v České republice.
V rámci své činnosti Společnost řadí mezi své nejdůležitější úkoly zachování dobré pověsti firmy a důvěry všech zainteresovaných stran v ni. Společnost zároveň dbá na to, aby její činnost byla prováděna v souladu s obecně závaznými právními předpisy a vycházela z principů, na nichž je postaven tento Kodex. Kodex je základní program pravidel pro podporu etického chování dotčených osob a zajišťuje také prevenci protiprávního jednání těchto osob.
Kodex Společnosti je plně v souladu s obecně závaznými právními předpisy a je nadřazen vnitřním předpisům Společnosti, které s ním musí být v souladu.
Dodržování Kodexu ze strany Společnosti je jejím morálním závazkem upravujícím chování a jednání všech zaměstnanců vůči Společnosti, spolupracovníkům, odběratelům a ostatním obchodním partnerům, orgánům státní správy a veřejnosti.

A. Vztahy s odběrateli

Čestnost a rovnost vůči odběratelům pokládá Společnost za základ úspěšného a trvalého obchodního vztahu.
Společnost dbá na to, aby její výrobky odpovídaly deklarovaným kvalitativním parametrům a požadavkům obsaženým v národních a mezinárodních normách.
Společnost si je vědoma důležitosti termínové přesnosti veškerých dodávek.
Společnost nepoužije při snaze realizovat prodej svých výrobků žádné jiné prostředky, než jsou obchodní metody legitimně uznané.
Informace odběratelů považuje Společnost za důvěrné.

B. Vztahy s dodavateli

Výběr dodavatelů se uskutečňuje v souladu s pravidly obchodní soutěže v návaznosti na platnou právní úpravu (zákon o zadávání veřejných zakázek v platném znění) a vnitřní soubor aktů řízení řešící tuto problematiku.
Společnost nepoužívá při koupi výrobků, služeb apod. žádné jiné prostředky, než jsou legitimně uznané obchodní metody, a nikdy nezneužívá své postavení na trhu.
Společnost respektuje veškerá smluvní ujednání a platební morálku.
Veškeré informace o vztazích s jejími dodavateli pokládá Společnost za důvěrné.

C. Vztahy k akcionářům a ostatním investorům

Společnost dbá o zájmy svých akcionářů a investorů a nezvýhodňuje žádnou skupinu investorů.
Výroční zprávy společnosti jsou pravdivé, přesné a včasné.
Společnost pravidelně informuje investory o své obchodní politice, dosažených výsledcích a vyhlídkách.

D. Vztahy k zaměstnancům

Vztahy k zaměstnancům zakládá Společnost na úctě k důstojnosti každého člověka.
Společnost přijímá a povyšuje zaměstnance na základě jejich způsobilosti pro danou práci bez jakékoliv politické, rasové, náboženské či národnostní diskriminace, bez ohledu na pohlaví, věk, stav nebo nezpůsobilost, která se nevztahuje k pracovním úkolům.
Podle nejlepších tradic odvětví se Společnost snaží vytvářet hygienicky nezávadné, bezpečné a zdraví neohrožující prostředí a pracovní podmínky. Společnost vytváří podmínky pro zvyšování odborné úrovně zaměstnanců.
Společnost zajišťuje pravidelné odměňování svých zaměstnanců za vykonanou práci včetně řádné výplaty mezd ve sjednaných termínech.
Společnost netoleruje sexuální, fyzické nebo psychické obtěžování zaměstnanců.
Společnost respektuje právo na odborové sdružování zaměstnanců a plní závazky vyplývající pro Společnost z platné Kolektivní smlouvy.
Společnost vyžaduje, aby zaměstnanci dbali a dodržovali zásady bezpečné práce na pracovišti a ochrany zdraví při práci.
Společnost vyžaduje, aby zaměstnanci dodržovali a využívali stanoveného fondu pracovní doby.
Společnost vyžaduje, aby ve vztahu k majetku Společnosti zaměstnanci nejednali v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele a řádně hospodařili se svěřenými prostředky i v zájmu ochrany majetku zaměstnavatele.
Společnost vyžaduje, aby zaměstnanci nepožívali alkoholické nápoje a nezneužívali jiné návykové látky na pracovištích zaměstnavatele a v pracovní době ani mimo tato pracoviště, nevstupovali pod jejich vlivem na pracoviště zaměstnavatele a nekouřili na pracovištích a v jiných prostorách, kde jsou účinkům kouření vystaveni také nekuřáci.
Informace, které zaměstnanci o Společnosti získají při výkonu své práce, nesmějí používat pro osobní zisk ani pro jiný účel, než pro který byly určeny.
Jakýkoliv osobní prospěch zaměstnance nebo rodinného příslušníka získaný z činnosti Společnosti musí být zákonným způsobem přiznán.
Ve Společnosti se pro řešení případných pracovních sporů mezi Společností a zaměstnanci přednostně používají vyjednávací procedury.

E. Vztahy k orgánům státní správy, samosprávám a regionu

Společnost bere při své podnikatelské činnosti v úvahu také zájmy širšího společenského okolí včetně zájmů národních a regionálních.
Společnost komunikuje s orgány státní správy s využitím pravdivých informací o společnosti.
Společnost dbá na řádné vedení účetnictví a včasné placení svých finančních závazků k orgánům státní správy a samosprávy.
Společnost aktivně zvyšuje úroveň zdravotnického zařízení, jehož služeb využívají nejen zaměstnanci Společnosti ale i občané – pacienti z regionu.
Společnost finančně podporuje rozvoj sportu a kultury.
Společnost vede aktivní charitativní politiku.
Společnost poskytuje orgánům veřejné moci/správy maximální součinnost, již je po ní možné spravedlivě požadovat.

F. Životní prostředí

Společnost má trvalý zájem na ochraně a zlepšování kvality životního prostředí.
Společnost se aktivně podílí na odstraňování následků své podnikatelské činnosti a úpravou technologických postupů se snaží o minimalizaci dopadů výrobního procesu na životní prostředí.
Společnost informuje své okolí o svém environmentálním programu.
Společnost respektuje při podnikatelské činnosti normy stanovené pro oblast odpadů, emisí apod.

G. Vztahy s konkurencí

Společnost si počíná v konkurenčním boji rázně, ale čestně.
Společnost nepoškozuje pověst konkurentů.
Společnost dbá, aby zaměstnanci ve styku s konkurencí respektovali důvěrnost obchodních informací či jinak důvěrných informací.
Společnost se nepokouší nečestnými způsoby získat informace o podnikání konkurentů.
Společnost nepoužívá restriktivní obchodní praktiky ani nezneužívá v žádné formě své dominantní postavení na trhu.

H. Nulová tolerance trestné činnosti

Společnost netoleruje jakékoliv jednání ze strany Společnosti, jejího managementu a zaměstnanců, které vykazuje znaky trestné činnosti. Společnost odmítá, že by jednání v rozporu s tímto Kodexem mělo kdy být konáno v jejím zájmu; a pokud takové jednání bude konáno v rámci činnosti Společnosti, bude jej Společnost považovat za exces dotčené osoby, na kterém se Společnost nijak nepodílela.
Společnost aktivně usiluje o odhalování trestné činnosti, jež by byla páchána v souvislosti s činností Společnosti. V této souvislosti je součástí veškerých smluvních vztahů doložka o prevenci proti trestné činnosti, jejíž znění je upraveno v platném vnitřním předpise¹.
Zákonná úprava² stanoví, že trestným činem spáchaným právnickou osobu je protiprávní čin spáchaný v jejím zájmu nebo v rámci její činnosti, jednal-li tak:
1. statutární orgán nebo člen statutárního orgánu anebo jiná osoba ve vedoucím postavení v rámci právnické osoby, která je oprávněna jménem nebo za právnickou osobu jednat,
2. jiná osoba ve vedoucím postavení v rámci právnické osoby, která u této právnické osoby vykonává řídící nebo kontrolní činnost,
3. ten, kdo vykonává rozhodující vliv na řízení této právnické osoby, jestliže jeho jednání bylo alespoň jednou z podmínek vzniku a následku zakládajícího trestní odpovědnost právnické osoby, nebo
4. jiný zaměstnanec nebo osoba v obdobném postavení při plnění pracovních úkolů, jestliže jí ho lze přičítat proto, že jednal:
  1. na podkladě rozhodnutí, schválení nebo pokynu orgánů právnické osoby nebo osob výše uvedených pod písm. a) až c), anebo
  2. proto, že orgány právnické osoby nebo osoby výše uvedení pod písm. a) až c) neprovedly taková opatření, která měly provést podle jiného právního předpisu nebo která po nich lze spravedlivě požadovat, zejména neprovedly povinnou nebo potřebnou kontrolu nad činností zaměstnanců nebo jiných osob, jimž jsou nadřízeny, anebo neučinily nezbytná opatření k zamezení nebo odvrácení následků spáchaného trestného činu.
Na základě výše uvedeného je zaměstnanec v případě pochybností ohledně rozhodnutí či pokynu zaměstnavatele oprávněn posoudit jeho soulad s tímto Kodexem, právními předpisy a vnitřními normami Společnosti. V případě podezření, že by jednáním na základě takového rozhodnutí či pokynu mohl být spáchán trestný čin, je zaměstnanec oprávněn vyžádat si jej v písemné podobě od nadřízeného zaměstnance.
Zaměstnanci jsou povinni odmítnout jednání či činnost, kterou by mohli spáchat trestný čin nebo k jeho spáchání jinému dopomoci.
Dozví-li se zaměstnanci o takovém protiprávním jednání, jsou povinni je oznámit zaměstnavateli, případně, je-li to možné vzhledem k povaze trestné činnosti, konkrétní osobě, hrozící újmě apod., trestné činnosti zamezit či odvrátit její škodlivé následky.
Zaměstnanci upozorňujícímu na páchání jakéhokoliv protiprávního jednání je zaručena maximální diskrétnost.

I. Zásady ochrany proti korupčnímu jednání

Společnost považuje korupční praktiky jakéhokoliv druhu za nepřípustné.
Společnost především zakazuje jakékoliv poskytnutí nebo příslib platby, jiné věci či práva nebo sjednání výhody jakékoliv třetí osobě, resp. jejich přijetí od jakékoliv třetí osoby.
Zaměstnanci Společnosti nesmějí z žádného důvodu přímo či nepřímo nikomu nabízet, slibovat, dávat ani od nikoho požadovat nebo přijímat úplatky nebo jiné výhody s cílem získat nebo udržet si zakázku či jinou výhodu.
Přijímání jakýchkoliv peněžních či věcných darů, jiných hmotných statků, služeb a dalších benefitů či práv zaměstnanci je obecně zakázáno, vyjma drobných darů, které podléhají evidenci, která je vedena podle pravidel stanovených platným vnitřním předpisem³.
V této souvislosti je součástí veškerých smluvních vztahů protikorupční doložka, jejíž znění je upraveno v platném vnitřním předpisu⁴.

J. Oznamování informací o protiprávním jednání a ochrana oznamovatelů

Společnost má v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), vytvořen vnitřní oznamovací systém, v rámci kterého mohou osoby, které pro Společnost vykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost nebo osoby, které jsou se Společností v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti (dále jen „Oznamovatel“), podávat informace o možném protiprávním jednání.

Pokud má oznamované protiprávní jednání znaky trestného činu, přestupku s horní hranicí sazby pokuty alespoň 100 000,- Kč, porušuje Zákon, nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblastech vyjmenovaných v §2 odst. 1 písm. d) Zákona, a současně oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození Oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele, podléhá takové oznámení a jeho prověření režimu Zákona, a Oznamovateli je poskytnuta ochrana podle tohoto Zákona.
Všechna oznámení a jiné podněty přijímá v rámci Společnosti Příslušná osoba. Příslušnou osobou je ten, kdo splňuje podmínky Zákona a byl do této funkce ustanoven rozhodnutím představenstva Společnosti.
Příslušná osoba přijímá oznámení a jiné podněty prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo písemně; kontaktní údaje jsou uvedeny na intranetových a webových stránkách Společnosti. K e-mailové schránce, která slouží k doručování podnětů, a k písemnostem, které jsou tak označeny, nesmí mít přístup nikdo jiný než Příslušná osoba. Příslušná osoba prověří každý doručený podnět, a pokud má znaky oznámení podle Zákona, nakládá s ním v souladu se Zákonem, tzn., zejména při prověřování oznámení postupuje podle §12 Zákona, striktně dodržuje zákaz poskytnutí údajů podle §20 Zákona a vede evidenci a uchovává podaná oznámení v souladu s § 21 Zákona.
Pokud doručený podnět nemá znaky oznámení podle Zákona, předloží jej Příslušná osoba k prošetření Komisi pro šetření podnětů, jak je dále uvedeno.

K. Komise pro šetření podnětů

Šetřením podnětů v souvislosti s porušováním Kodexu, pokud nejsou oznámeními dle čl. J tohoto Kodexu, se zabývá komise pro šetření podnětů (dále také jen Komise), jejíhož předsedu a členy jmenuje generální ředitel Společnosti. Členem Komise je vždy Příslušná osoba.

Komise pro šetření podnětů zahajuje šetření podnětu neprodleně po jeho přijetí. Komise pro šetření rozhoduje ve všech věcech jednomyslně, není-li takového závěru dosaženo, rozhodující je hlas předsedy Komise.
V rámci šetření se vždy bere v úvahu povaha zdroje informací. U každého podnětu se vyhodnocuje, zda se jedná o zdroj anonymní či identifikovaný. Poskytnuté informace se považují do doby, než jsou úplně či uspokojivě verifikovány, za nepodložené. Při šetření se postupuje tak, aby výsledkem šetření byl nezaujatý komplexní a vyvážený pohled na daný problém. Údaje o vyhodnocení zdroje a postupu verifikace informací jsou součástí dokumentace šetření k podnětu.
Pokud jsou informace z podnětu poskytovány za účelem jejich prověření mimo členy Komise, je skryta identita osoby, která podnět podala. Informace je upravena tak, aby byla anonymita této osoby uchráněna.
Vůči osobě, která podnět podala, nesmí být v důsledku podání podnětu učiněno odvetné opatření.
Pokud v průběhu prověřování podnětu dojde Příslušná osoba k závěru, že podnět je oznámením podle Zákona (např. je zjištěna totožnost osoby, která podnět podala původně anonymně, a přitom se podnět týká protiprávního jednání dle §2 Zákona), převezme Příslušná osoba prověřování podnětu a nadále s ním nakládá jako s oznámením v režimu Zákona; ostatním členům Komise jsou informace, které se oznámení týkají, znepřístupněny, a o těch informacích, které ostatní členové Komise v souvislosti s šetřením podnětu dosud získali, jsou povinni zachovat mlčenlivost.
Osoba, která podnět podala, je nejpozději do 30 dnů informována o započetí šetření podnětu či jiných aktivitách vyvíjených komisí. Pokud není šetření uzavřeno do 60 dnů od doručení podnětu, informuje Komise osobu, který podnět podala, o předpokládaném datu ukončení šetření.
Osoba, která podnět podala, je informována o výsledku šetření podnětu.
Pro ulehčení šetření podnětu je vhodné dbát na přesné uvádění faktů a poskytnutí co nejpodrobnějších informací o povaze, rozsahu a naléhavosti věci, které se podnět týká. Podnět by měl v možné míře obsahovat tyto informace:
1. událost, věc či jev, kterého se podnět týká,
2. identifikace osob, které jsou v podnětu zmiňovány,
3. pokud podnět zmiňuje události, čas a místo jejich konání,
4. jakékoliv další informace, dokumenty či materiál, který dokládá fakta uvedená v podnětu.
Komise vede statistickou evidenci šetření podnětů, monitoruje dodržování pravidel Kodexu a vyhodnocuje zjištění, provádí analýzu zjištěných rizik, navrhuje nápravná opatření a pravidelně o této činnosti informuje vedení společnosti.
Zaměstnanec Společnosti, který dobrovolně upustí od svého protiprávního jednání, vyvine maximální úsilí k zamezení škodlivých následků tohoto jednání, oznámí toto jednání dle Kodexu a plně spolupracuje při jeho vyšetření, může být s přihlédnutím k okolnostem daného případu zproštěn pracovně právních opatření a sankcí.

L. Seznámení se s Kodexem

S tímto Kodexem jsou osobně seznámeni všichni zaměstnanci Společnosti s tím, že se zavazují a jsou povinni k jeho dodržování, a to bez ohledu na to, na jaké úrovni či na jaké pracovní pozici ve Společnosti jsou zařazeni.
Kodex je zveřejněn na internetových a intranetových stránkách Společnosti a je přístupný všem dotčeným osobám, tj. zaměstnancům, managementu, obchodním partnerům i veřejnosti.
Vedoucí zaměstnanci Společnosti budou zvlášť poučeni o povinnosti zdržet se vůči Oznamovateli odvetných opatření ve smyslu Zákona.

Závěrečná ustanovení

Tento Kodex může být měněn či doplňován pouze stejným způsobem, jakým byl přijat. Změny či doplnění Kodexu by měly být činěny především na základě změn právních předpisů nebo zkušeností s jeho aplikací v praxi.
Jakékoliv změny či doplnění tohoto Kodexu se zveřejňují a jsou zpřístupněny stejným způsobem, kterým je zveřejněn tento Kodex.
Tento Kodex je platný a účinný dnem jeho schválení představenstvem Společnosti.

1 Směrnice PŘE – pravidla pro uzavírání obchodních smluv,
2 Zákon č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, v platném znění,
3 Směrnice PŘE – pravidla pro uzavírání obchodních smluv,
4 Směrnice PŘE – pravidla pro uzavírání obchodních smluv,6